Vrijwilligers bij de trainingsgroepen zorgen ervoor dat alles op rolletjes loopt, zowel op het parcours als achter de schermen. Bij TSV Vollenhove staat Jentina Schuurman centraal als penningmeester, die de financiële touwtjes in handen heeft. Ondanks de recente overstap ziet ze al vele voordelen van MijnOrganisatie.
Hoewel Jentina eerder ervaring had als voorzitter bij een andere vereniging, was de rol van penningmeester nieuw voor haar. Zonder financiële achtergrond, maar met een gezonde dosis ambitie, besloot ze de uitdaging aan te gaan. “Het leek me een mooie nieuwe uitdaging om als penningmeester aan de slag te gaan”, aldus Jentina.
De taken en de tijdsbesteding
Als penningmeester is Jentina gemiddeld ongeveer 1 à 2 uur per week bezig met haar taken. De werkzaamheden variëren, met drukke periodes rond vergaderingen, de facturatie en de laatste tijd vooral het inrichten van MijnOrganisatie. “Het inrichten van het systeem kostte wat meer tijd, omdat alles erin moest worden gezet”, legt Jentina uit. “Het staat nu allemaal goed en daar ben ik blij mee.”
De overstap naar een nieuw systeem
TSV Vollenhove telt maar liefst 253 leden. Voorheen maakte de trainingsgroep gebruik van E-boekhouden voor zowel de financiële administratie als de ledenadministratie. De overstap naar een nieuw systeem werd al gemaakt voordat Jentina penningmeester werd. “Het was niet zozeer dat E-boekhouden niet functioneerde, maar het kostte te veel tijd om persoonsgegevens in te voeren, ook omdat we geen koppeling met de SBN hadden”, licht ze toe. MijnOrganisatie biedt een koppeling met de SBN en E-boekhouden, dus dat scheelt tijd. “Dat is nu wel veel makkelijker geworden en gaat sneller”, aldus Jentina.
De voordelen van het nieuwe systeem
Eén van de belangrijkste voordelen van het nieuwe systeem is het gemak waarmee Jentina nu het ledenoverzicht kan raadplegen. “Dat kan ik nu heel mooi op een dashboard zien”, voegt ze eraan toe. “Hetzelfde geldt voor de leeftijden. Voor sommige subsidies moet ik bijvoorbeeld aangeven hoeveel leden we in welke leeftijdscategorie hebben. Voorheen moest ik dat invullen vanuit een Excel-bestand en zelf filteren welke leeftijdsklassen we hadden. Nu kan ik dit direct filteren, wat veel makkelijker werkt en dat vind ik erg prettig.”
Communicatie en andere functionaliteiten
Hoewel de facturatie en de koppeling met E-boekhouden goed werken, worden andere functionaliteiten van het systeem nog niet optimaal benut. Er zijn wel plannen om hier snel verandering in te brengen. “Er zijn wel wat verzoeken en suggesties gedaan vanuit de trainers om daarmee aan de slag te gaan”, vertelt Jentina. “Ik zie daar zeker meerwaarde in.” De secretaris maakt daarentegen al gebruik van de mogelijkheid om berichten in bulk naar alle leden te versturen.
De uitdagingen van een overstap
De overstap naar het nieuwe systeem was niet zonder uitdagingen. “Ik vond het wel even lastig, omdat ik een fulltime baan heb, dus het was een klusje dat ik ernaast deed”, vertelt Jentina. “Vooral het aanleveren van de ledenlijst kostte veel tijd, omdat je toch alle gegevens kloppend wilt maken. Maar dat hoort er natuurlijk allemaal gewoon bij.” Het is nog lastig voor Jentina om de concrete effecten van het nieuwe systeem op de vereniging te meten. Wel merkt ze nu al dat bepaalde processen een stuk eenvoudiger en minder tijdrovend zijn geworden. Een concreet voorbeeld is het aanmelden van deelnemers voor de beginnerscursus, wat nu een stuk sneller gaat dan voorheen. “Ja, nu heb ik bijvoorbeeld vijftien aanmeldingen voor de beginnerscursus. Dat kost me per persoon één minuut, terwijl ik eerst allerlei info handmatig moest overzetten in E-boekhouden. Dat is nu gekoppeld aan het systeem, dus dat gaat allemaal automatisch”, aldus Jentina.
De reactie van de leden
De leden reageerden positief op de verandering. “Vooral op de facturering”, zegt Jentina over de reacties. Er waren wat vragen over de timing van de facturering en of de mails in de spam terecht waren gekomen, maar verder heeft ze geen problemen ervaren.
De samenwerking met FOYS
Jentina is enthousiast over de samenwerking met het team van FOYS. “Ja, ik heb vooral veel mailcontact. Dat was prima en de samenwerking verloopt fijn!”, zegt ze hierover. “De communicatie verliep goed en er werd snel gereageerd op vragen.” Ze is van plan om binnenkort de facturatie voor de beginnerscursus te draaien en verwacht dat dit voorspoedig zal verlopen. “Ik ga dit weekend en volgend weekend facturen versturen voor de beginnerscursus die in maart begint. Ik heb bijna alle aanmeldingen verwerkt en heb hierbij geen hulp nodig van het team van FOYS”, aldus Jentina.
De investering waard?
Jentina zou het systeem zeker aanraden aan andere trainingsgroepen. “Alleen het vraagt wel even tijd om alles in te richten”, aldus Jentina. Maar de voordelen, zoals het gemak van de ledenadministratie en de koppeling met de SBN, wegen hier ruimschoots tegenop.
Ben jij ook klaar om de overstap te maken naar MijnOrganisatie met jouw trainingsgroep? Meld je dan aan voor de online demo op 2 april van 19:00 – 20:00 door een mail te sturen naar support@focusonyoursport.nl.
